R 2.7 Establecer el diseño del documento conforme al diseño requerido mediante herramientas de plantillas.
Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos.
Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección, el remitente, el asunto, etc.
Una plantilla es un documento de Word con la característica de que el tipo de documento es plantilla de documento (.dot)
La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.
Un ejemplo de plantilla es Normal.dot. Cada vez que abrimos un documento nuevo estamos utilizando la plantilla Normal.dot.
Word asigna la plantilla Normal.dot automáticamente al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que contiene la información del tipo de letra, estilo, tamaño, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos.
En unidades anteriores hemos visto como en algunos casos, por ejemplo, en el menú Formato, Fuente, hay un botón llamado Predeterminar que hace que los cambios afecten a todos los documentos nuevos, esto se consigue modificando la plantilla Normal.dot
Word dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc. vamos a aprender a utilizarlas y posteriormente veremos cómo podemos modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades, y también cómo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.
Utilización de las plantillas de Word
Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde el menú Archivo , como puedes ver en esta imagen. No utilizar el icono de la barra estándar, ya que si lo hacemos de esa forma se abrirá directamente un nuevo documento en blanco con la plantilla predeterminada.
Si lo hacemos de la primera forma se abrirá el panel Nuevo documento que puedes ver en esta imagen.
Cuando se arranca Word sin seleccionar ningún documento también aparece este panel.
El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas más habituales cuando estamos creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro ya existente. También nos permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla, que es lo que vamos a ver a continuación.
Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:
Plantillas de Microsoft.com, en este sitio web de Microsoft hay varias plantillas que se pueden utilizar, si intentas abrir una, probablemente te aparecerá un cuadro de diálogo para que aceptes instalar el componente Microsoft Office Template.
Plantillas de mis sitios Web, te permite elegir un sitio web para abrir una plantilla.
Plantillas generales... , es la opción que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro del ordenador. Esta es la opción más utilizada y que vamos a ver a continuación. Al hacer clic veremos el cuadro de diálogo Plantillas que contiene varias pestañas o fichas si pulsamos en la ficha Cartas y faxes verás algo similar a la siguiente imagen.
Este cuadro de diálogo nos muestra las plantillas disponibles sobre el tema Cartas y faxes. Hacer doble clic en la plantilla que nos interese, por ejemplo, Fax profesional.
Asegurarse que está marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo, puesto que ahora queremos crear un documento de Word utilizando la plantilla, y no deseamos modificar la plantilla.
Veremos un documento como el que ves en la siguiente imagen, en el que tendremos que sustituir los nombres genéricos de la plantilla como Compañia por el nombre que deseemos, y escribir los datos adecuados en los lugares donde dice Haz clic aquí y escriba....
Así conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos, como puedes ver en la imagen siguiente.
Ahora sólo nos quedaría guardarlo como haríamos con cualquier otro documento y la plantilla quedaría en su estado original.
De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como deseemos sin tener que preocuparnos de mantener la plantilla inicial.
Cada documento de Microsoft Word se basa en una plantilla. Una plantilla determina la estructura básica de un documento y contiene la configuración del documento, por ejemplo, elementos de Autotexto, fuentes, asignación de teclas, macros, menús, diseño de página, formato especial y estilos. Existen dos tipos básicos de plantillas: plantillas globales y plantillas de documento. Las plantillas globales, incluida la plantilla Normal, contienen valores que están disponibles en todos los documentos. Las plantillas de documento, como las de memorandos y fax del cuadro de diálogo Nuevo, contienen valores que sólo están disponibles para documentos basados en esa plantilla. Por ejemplo, si utiliza la plantilla de memorandos para crear un memorando, éste puede utilizar los valores de la plantilla de memorandos y de cualquier plantilla global. Word proporciona varias plantillas de documento, y el usuario puede crear sus propias plantillas de documento.
Plantilla
Tipo especial de documento que proporciona las herramientas básicas para diseñar un documento final. Las plantillas pueden contener los elementos siguientes:
· Texto o formato idéntico para cada documento del mismo tipo, como un memorando o un informe
· Estilos
· Elementos de Autotexto
· Macros
· Asignaciones de teclas y de menús
· Barras de herramientas
Plantilla Global
Plantilla de documento que se ha cargado en Microsoft Word mediante el comando Plantillas y complementos del menú Herramientas. Puede utilizar las macros, los elementos de Autotexto, los valores de las barras de herramientas, los menús y las teclas de método abreviado personalizados que estén almacenados en una plantilla global mientras esté trabajando con cualquier documento, no sólo con los documentos basados en esa plantilla.
La plantilla Normal está diseñada siempre como una plantilla global. Los elementos personalizados que almacene en la plantilla Normal estarán disponibles en todos los documentos.
Plantilla Normal
Plantilla de carácter general que puede utilizar para cualquier tipo de documento. Al iniciar Microsoft Word o hacer clic en Nuevo documento en blanco , el programa crea un documento nuevo en blanco, basado en la plantilla Normal. Puede modificar esta plantilla para cambiar el formato o el contenido predeterminado del documento.
La plantilla Normal se debe guardar en la carpeta Plantillas o en las ubicaciones de archivos Plantillas personales o Plantillas grupo especificadas en la ficha Ubicación de archivos (menú Herramientas, comando Opciones). Si Word no encuentra la plantilla Normal en cualquiera de estas ubicaciones o en su carpeta del programa Word, creará una nueva plantilla Normal con los valores preestablecidos para los documentos de Word.
Utilizar una Plantilla Predefinida
Para utilizar una plantilla predefinida por Microsoft Word, se debes hacer los siguiente:
Dar clic en el menú Archivo.
Seleccionar la opción Nuevo.
Seleccionar la plantilla que se vaya a utilizar.
Si la plantilla no se encuentra grabada en la computadora, el instalador de Windows lo cargará y, a continuación, Word creará el documento.
Modificar una plantilla
En el menú Archivo, haz clic en Abrir y, a continuación, busca y abre la plantilla que desees modificar.
Si no hay ninguna plantilla en el cuadro de diálogo Abrir, haz clic en Plantillas de documento del cuadro Tipo de archivo.
Cambia el texto, los elementos gráficos, los estilos, el formato, las macros, los elementos de Autotexto, las barras de herramientas, los valores de los menús y las teclas de método abreviado que desees de la plantilla.
Haz clic en Guardar.
Nota El contenido de los documentos existentes no se verá afectado por los cambios realizados en las plantillas en las que se basan. Word actualizará los estilos modificados al abrir un documento existente sólo si está activada la opción Actualizar los estilos automáticamente. Establece esta opción antes de abrir un documento existente haciendo clic en el comando Plantillas y complementos del menú Herramientas.
Crear una plantilla de documento
Sigue uno de estos procedimientos:
Para basar una plantilla nueva en un documento existente, haz clic en el comando Abrir del menú Archivo y, a continuación, abre el documento que desee.
Para basar una plantilla nueva en otra existente, haz clic en el comando Nuevo del menú Archivo. Haz clic en una plantilla que sea similar a la que desees crear, haz clic en Plantilla bajo Crear nuevo y, a continuación, en Aceptar.
En el menú Archivo, haz clic en Guardar como.
En el cuadro Guardar como tipo, haz clic en Plantilla de documento. Este tipo de archivo ya estará seleccionado si guardas un archivo creado como plantilla.
La carpeta predeterminada es Plantillas en el cuadro Guardar en. Para guardar la plantilla de forma que aparezca en una ficha distinta a General, pasa a la subcarpeta correspondiente de la carpeta Plantillas.
En el cuadro Nombre de archivo, escribe el nombre de la nueva plantilla y, a continuación, haz clic en Guardar.
En la nueva plantilla, agrega el texto y los gráficos que desees que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla y elimina los que no quieras que aparezcan.
Realiza los cambios que desees en los valores de los márgenes, el tamaño y la orientación del papel, los estilos y otros formatos.
Haz clic en Guardar y, a continuación, en el comando Cerrar del menú Archivo.
Ejercicio 2.7.1 Modificarás una plantilla existente en el Microsoft Word, tomando en cuenta las siguientes instrucciones:
1. Elige la plantilla memorando moderno.
Reemplaza la información correspondiente.
Elige los estilos Título 1 y Título 2 para dar formato.
Modifica el color de las palabras memorando y confidencial de una parte del documento.
Guarda el archivo como “Memorando moderno de Nombre” (aquí escribe tu nombre).
Imprime el documento.
Crea una plantilla con el nuevo documento.
Inserta otros campos diferentes, como los que se encuentran en el memorando moderno.
Guarda el documento como plantilla con el nombre “Memorando moderno de Nombre” (aquí escribe tu nombre)
Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos.Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección, el remitente, el asunto, etc.
Una plantilla es un documento de Word con la característica de que el tipo de documento es plantilla de documento (.dot)
La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.
Un ejemplo de plantilla es Normal.dot. Cada vez que abrimos un documento nuevo estamos utilizando la plantilla Normal.dot.
Word asigna la plantilla Normal.dot automáticamente al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que contiene la información del tipo de letra, estilo, tamaño, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos.
En unidades anteriores hemos visto como en algunos casos, por ejemplo, en el menú Formato, Fuente, hay un botón llamado Predeterminar que hace que los cambios afecten a todos los documentos nuevos, esto se consigue modificando la plantilla Normal.dot
Word dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc. vamos a aprender a utilizarlas y posteriormente veremos cómo podemos modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades, y también cómo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.
Utilización de las plantillas de Word
Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde el menú Archivo , como puedes ver en esta imagen. No utilizar el icono de la barra estándar, ya que si lo hacemos de esa forma se abrirá directamente un nuevo documento en blanco con la plantilla predeterminada.
Si lo hacemos de la primera forma se abrirá el panel Nuevo documento que puedes ver en esta imagen.
Cuando se arranca Word sin seleccionar ningún documento también aparece este panel.
El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas más habituales cuando estamos creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro ya existente. También nos permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla, que es lo que vamos a ver a continuación.
Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:
Plantillas de Microsoft.com, en este sitio web de Microsoft hay varias plantillas que se pueden utilizar, si intentas abrir una, probablemente te aparecerá un cuadro de diálogo para que aceptes instalar el componente Microsoft Office Template.
Plantillas de mis sitios Web, te permite elegir un sitio web para abrir una plantilla.
Plantillas generales... , es la opción que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro del ordenador. Esta es la opción más utilizada y que vamos a ver a continuación. Al hacer clic veremos el cuadro de diálogo Plantillas que contiene varias pestañas o fichas si pulsamos en la ficha Cartas y faxes verás algo similar a la siguiente imagen.
Este cuadro de diálogo nos muestra las plantillas disponibles sobre el tema Cartas y faxes. Hacer doble clic en la plantilla que nos interese, por ejemplo, Fax profesional.
Asegurarse que está marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo, puesto que ahora queremos crear un documento de Word utilizando la plantilla, y no deseamos modificar la plantilla.
Veremos un documento como el que ves en la siguiente imagen, en el que tendremos que sustituir los nombres genéricos de la plantilla como Compañia por el nombre que deseemos, y escribir los datos adecuados en los lugares donde dice Haz clic aquí y escriba....
Así conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos, como puedes ver en la imagen siguiente.
Ahora sólo nos quedaría guardarlo como haríamos con cualquier otro documento y la plantilla quedaría en su estado original.
De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como deseemos sin tener que preocuparnos de mantener la plantilla inicial.
Cada documento de Microsoft Word se basa en una plantilla. Una plantilla determina la estructura básica de un documento y contiene la configuración del documento, por ejemplo, elementos de Autotexto, fuentes, asignación de teclas, macros, menús, diseño de página, formato especial y estilos. Existen dos tipos básicos de plantillas: plantillas globales y plantillas de documento. Las plantillas globales, incluida la plantilla Normal, contienen valores que están disponibles en todos los documentos. Las plantillas de documento, como las de memorandos y fax del cuadro de diálogo Nuevo, contienen valores que sólo están disponibles para documentos basados en esa plantilla. Por ejemplo, si utiliza la plantilla de memorandos para crear un memorando, éste puede utilizar los valores de la plantilla de memorandos y de cualquier plantilla global. Word proporciona varias plantillas de documento, y el usuario puede crear sus propias plantillas de documento.
Plantilla
Tipo especial de documento que proporciona las herramientas básicas para diseñar un documento final. Las plantillas pueden contener los elementos siguientes:
· Texto o formato idéntico para cada documento del mismo tipo, como un memorando o un informe
· Estilos
· Elementos de Autotexto
· Macros
· Asignaciones de teclas y de menús
· Barras de herramientas
Plantilla Global
Plantilla de documento que se ha cargado en Microsoft Word mediante el comando Plantillas y complementos del menú Herramientas. Puede utilizar las macros, los elementos de Autotexto, los valores de las barras de herramientas, los menús y las teclas de método abreviado personalizados que estén almacenados en una plantilla global mientras esté trabajando con cualquier documento, no sólo con los documentos basados en esa plantilla.
La plantilla Normal está diseñada siempre como una plantilla global. Los elementos personalizados que almacene en la plantilla Normal estarán disponibles en todos los documentos.
Plantilla Normal
Plantilla de carácter general que puede utilizar para cualquier tipo de documento. Al iniciar Microsoft Word o hacer clic en Nuevo documento en blanco , el programa crea un documento nuevo en blanco, basado en la plantilla Normal. Puede modificar esta plantilla para cambiar el formato o el contenido predeterminado del documento.
La plantilla Normal se debe guardar en la carpeta Plantillas o en las ubicaciones de archivos Plantillas personales o Plantillas grupo especificadas en la ficha Ubicación de archivos (menú Herramientas, comando Opciones). Si Word no encuentra la plantilla Normal en cualquiera de estas ubicaciones o en su carpeta del programa Word, creará una nueva plantilla Normal con los valores preestablecidos para los documentos de Word.
Utilizar una Plantilla Predefinida
Para utilizar una plantilla predefinida por Microsoft Word, se debes hacer los siguiente:
Dar clic en el menú Archivo.
Seleccionar la opción Nuevo.
Seleccionar la plantilla que se vaya a utilizar.
Si la plantilla no se encuentra grabada en la computadora, el instalador de Windows lo cargará y, a continuación, Word creará el documento.
Modificar una plantilla
En el menú Archivo, haz clic en Abrir y, a continuación, busca y abre la plantilla que desees modificar.
Si no hay ninguna plantilla en el cuadro de diálogo Abrir, haz clic en Plantillas de documento del cuadro Tipo de archivo.
Cambia el texto, los elementos gráficos, los estilos, el formato, las macros, los elementos de Autotexto, las barras de herramientas, los valores de los menús y las teclas de método abreviado que desees de la plantilla.
Haz clic en Guardar.
Nota El contenido de los documentos existentes no se verá afectado por los cambios realizados en las plantillas en las que se basan. Word actualizará los estilos modificados al abrir un documento existente sólo si está activada la opción Actualizar los estilos automáticamente. Establece esta opción antes de abrir un documento existente haciendo clic en el comando Plantillas y complementos del menú Herramientas.
Crear una plantilla de documento
Sigue uno de estos procedimientos:
Para basar una plantilla nueva en un documento existente, haz clic en el comando Abrir del menú Archivo y, a continuación, abre el documento que desee.
Para basar una plantilla nueva en otra existente, haz clic en el comando Nuevo del menú Archivo. Haz clic en una plantilla que sea similar a la que desees crear, haz clic en Plantilla bajo Crear nuevo y, a continuación, en Aceptar.
En el menú Archivo, haz clic en Guardar como.
En el cuadro Guardar como tipo, haz clic en Plantilla de documento. Este tipo de archivo ya estará seleccionado si guardas un archivo creado como plantilla.
La carpeta predeterminada es Plantillas en el cuadro Guardar en. Para guardar la plantilla de forma que aparezca en una ficha distinta a General, pasa a la subcarpeta correspondiente de la carpeta Plantillas.
En el cuadro Nombre de archivo, escribe el nombre de la nueva plantilla y, a continuación, haz clic en Guardar.
En la nueva plantilla, agrega el texto y los gráficos que desees que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla y elimina los que no quieras que aparezcan.
Realiza los cambios que desees en los valores de los márgenes, el tamaño y la orientación del papel, los estilos y otros formatos.
Haz clic en Guardar y, a continuación, en el comando Cerrar del menú Archivo.
Ejercicio 2.7.1 Modificarás una plantilla existente en el Microsoft Word, tomando en cuenta las siguientes instrucciones:
1. Elige la plantilla memorando moderno.
Reemplaza la información correspondiente.
Elige los estilos Título 1 y Título 2 para dar formato.
Modifica el color de las palabras memorando y confidencial de una parte del documento.
Guarda el archivo como “Memorando moderno de Nombre” (aquí escribe tu nombre).
Imprime el documento.
Crea una plantilla con el nuevo documento.
Inserta otros campos diferentes, como los que se encuentran en el memorando moderno.
Guarda el documento como plantilla con el nombre “Memorando moderno de Nombre” (aquí escribe tu nombre)
