CREAR UNA CARTA
El Asistente para cartas de Word puede ayudarte a escribir una carta fácil y rápidamente. El Asistente proporciona elementos utilizados con frecuencia en las cartas, como por ejemplo saludos y despedidas, que puedes seleccionar de las listas. También te ayuda a estructurar las cartas en función de los estilos utilizados con mayor frecuencia.
El Asistente para cartas de Word puede ayudarte a escribir una carta fácil y rápidamente. El Asistente proporciona elementos utilizados con frecuencia en las cartas, como por ejemplo saludos y despedidas, que puedes seleccionar de las listas. También te ayuda a estructurar las cartas en función de los estilos utilizados con mayor frecuencia.
Sigue el procedimiento que se muestra a continuación, que requiere el Ayudante de Office, para crear una carta con el Asistente para cartas. Si no tienes instalado el Ayudante de Office, puedes iniciar el Asistente para cartas haciendo clic en Nuevo en el menú Archivo, en la ficha Cartas y faxes y, a continuación, haciendo doble clic en Asistente para cartas.
Escribe un saludo que comience con la palabra "Estimado", seguida de un nombre y de dos puntos o una coma (por ejemplo, Estimado Tomás, o Estimados miembros de la junta:) y, a continuación, presiona Enter.
En el Ayudante de Office, haz clic en Obtener ayuda para escribir la carta.
Sigue las instrucciones del Asistente para cartas. Si deseas saltarte un paso o ir a un panel específico, haz clic en una de las fichas.
Para obtener ayuda acerca de una opción, haz clic en el signo de interrogación y, a continuación, haz clic en la opción.
Nota Si deseas utilizar el Asistente para cartas para modificar o acabar una carta, abre la carta en Word y, a continuación, haz clic en Asistente para cartas en el menú Herramientas.
CREAR CARTAS MODELO
Paso 1: Abrir o crear el documento principal
Sigue uno de estos procedimientos:
o Abre una carta existente.
o Crea una nueva carta.
En el menú Herramientas, haz clic en Combinar correspondencia.
En Documento principal, haz clic en Crear y, a continuación, en Cartas modelo.
Haz clic en Ventana activa.
El documento activo se convierte en el documento principal.
Paso 2: Abrir o crear el origen de datos
En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, sigue uno de estos procedimientos:
Crea un nuevo origen de datos. Utiliza este método si aún no has almacenado los nombres, las direcciones ni ningún otro dato en un origen de datos y deseas almacenar los datos en una tabla de Word.
Utiliza los datos de un origen de datos existente. En Origen de datos, haz clic en Obtener datos y, a continuación, en Abrir origen de datos. Selecciona un documento de Microsoft Word, una hoja de cálculo, una base de datos u otra lista y haz clic en Abrir. Haz clic en Modificar documento principal.
Utiliza las direcciones de una libreta de direcciones electrónica. En Origen de datos, haz clic en Obtener datos y, a continuación, en Usar Libreta de direcciones. Selecciona una libreta y haz clic en Aceptar. Haz clic en Modificar documento principal.
Paso 3: Modificar el documento principal e insertar campos de COMBINACIÓN
En el documento principal, escribe el texto que desees que aparezca en todas las cartas modelo.
Inserta campos de combinación donde quieras combinar los nombres, las direcciones u otros datos procedentes del origen de datos. Para insertar un campo de combinación, haz clic en el documento principal, luego en Insertar campo de combinación en la barra de herramientas Combinar correspondencia y, por último, en el nombre del campo que desees.
Cuando termines el documento principal y hayas insertado todos los campos de combinación, haz clic en Guardar como en el menú Archivo. Asigna un nombre al documento y haz clic en Guardar.
Paso 4: Combinar los datos del documento PRINCIPAL
En el menú Herramientas, haz clic en Combinar correspondencia.
Si deseas especificar el orden en que se combinan los datos, o combinar sólo parte de los datos, puedes ordenar y seleccionar los registros de datos que se van a combinar.
Si deseas ver el aspecto resultante de los datos combinados, puedes obtener una vista previa de los documentos combinados.
En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, haz clic en Combinar en Combinar los datos con el documento.
Si deseas comprobar si existen errores en el origen de datos antes de realizar la combinación, haz clic en Revisar errores. Selecciona una opción y haz clic en Aceptar.
Sigue uno de estos procedimientos:
Envía las cartas combinadas directamente a una impresora. En el cuadro Combinar en, haz clic en Impresora y, a continuación, en Combinar.
Guarda las cartas combinadas en un nuevo documento, para que puedas revisarlas, modificarlas e imprimirlas más tarde.
Distribuye las cartas combinadas a direcciones de correo electrónico o números de fax.
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