2.8 Indices y tablas de contenido

R 2.8 Generar listas de temas o tópicos de documentos extensos mediante las herramientas automáticas de la aplicación y con los elementos requeridos.

version Word Offcicce 2007 (liga a Internet)

¿Qué es un índice?

Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento impreso, así como las páginas en las que aparecen. Puedes crear una entrada de índice:

Para una palabra, una frase o un símbolo.
Para un tema que se extiende por un intervalo de páginas.
Que haz referencia a otra entrada, por ejemplo, "Transporte. Vea Bicicleta".

Si creas numerosas entradas de índice para un área de un tema específico, tal vez desees crear entradas de índice multinivel. Por ejemplo, crea la entrada de índice principal "Transporte" y después agrupa debajo las subentradas "Bicicleta" y "Automóvil".


¿Qué es una tabla de contenido?
Una tabla de contenido es una lista de los títulos de un documento que se puede insertar en una ubicación específica. Una tabla de contenido puede utilizarse para obtener información general acerca de los temas que se tratan en un documento, o para buscar un tema rápidamente.
Puedes crear una tabla de contenido para un documento que planea imprimir o ver en Word. Por ejemplo, si muestras el documento en la vista Diseño de impresión, la tabla de contenido incluirá números de página con los títulos. Al cambiar a la vista Diseño Web, los títulos se muestran como hipervínculos para que puedas saltar directamente a un tema.

Entrada de Índice
Código de campo que marca un texto específico para incluirlo en un índice. Cuando marcas un texto como entrada de índice, Microsoft Word inserta un campo XE (entrada de índice), con formato de texto oculto.

Las referencias cruzadas
Son unas marcas que en un determinado punto del documento "hace referencia o enlaza" con otro lugar del documento. Las ventajas de utilizar referencias cruzadas en documentos extensos son muy numerosas e importantes. La mejor forma de descubrirlas es practicando con ellas.

Crear una referencia cruzada

El primer paso es crear le objeto final de la referencia. Por ejemplo el título del capitulo.La forma que tenemos de indicarle a Word que tenemos un título es eligiendo la instrucción "Estilo" dentro del menu formato, o desde el cuadro "estilo" de la barra de herramientas

Nosotros hemos elegido el estilo "Título 2". Crearemos tantos títulos como objetos deseemos referenciar, en nuestro caso, crearemos un título por cada capítulo de nuestro proyecto.
Una vez que hayamos creado todos los títulos. Pasaremos a crear la "referencia cruzada".
Podemos encontrar la instrucción "Referencia cruzada" en el menu Insertar

Al pulsar la instrucción "referencia cruzada" Word despliega una ventana de dialogo como la que mostramos en la imagen inferior.
Vemos varias ventanas, en Tipo elegiremos el tipo de referencia que queremos crear, y en "Referencia a " elegiremos el objeto que queremos referenciar. Por ultimo en "Para qué título" veremos una lista con todos los títulos disponibles. Para seleccionar uno solo tenemos que marcar uno y pulsar el botón insertar.

Al pulsar insertar, veremos como en el documento, en la posición en que estuviera el cursor, aparece el texto del titulo, si hubiéramos elegido otra "referencia a" podría variar el enlace.

Repetiremos la operación para todos los capítulos que queramos enlazar.

Finalmente, solo tendremos que pulsar sobre cada titulo para que Word nos lleve directamente al capitulo seleccionado.

Marcar Entradas de Índices
Para marcar las entradas, tendremos que seleccionar las palabras que formaran el índice.Por ejemplo vamos a añadir la palabra "herramientas".

Una vez que la tengamos seleccionadas, accedemos a la instrucción "Índices y tablas" del menú Insertar.
Y Word desplegará un cuadro de dialogo como el mostrado abajo.

Vemos que tenemos varias pestañas con distintas funciones, por ahora para aprender a crear índices solo veremos la pestaña "Índice"
En la ventana "Índice" pulsaremos el botón "Marcar entrada"

Y en el siguiente cuadro configuramos la entrada del índice.En entrada, escribiremos el nombre de la palabra que queremos nos muestre el índice.En Opciones podemos indicar si deseamos que se muestre en el índice una referencia cruzada, que ya conocimos en la lección anterior, o si queremos que se muestre la referencia a una pagina o intervalo de paginas.

Una vez que pulsemos el botón Marcar. Vemos que en el documento se ha introducido automáticamente una marca de índice entre paréntesis. Si pulsamos el botón "Mostrar u ocultar" las marcas se muestran o no, a la hora de imprimir o trabajar con el documento las marcas no afectan en nada al texto ni a su maquetación.

Podemos incluir tantas palabras como deseemos en el índice, con el procedimiento que ya conocemos, en el caso de que queramos incluir un subentrada, de una palabra del índice, solo deberemos escribir el nombre de la subentrada en su casilla.
También podemos con un solo clic marcar todas las apariciones de una palabra en el texto, pulsando el botón "Marcar todas"

Observa que con solo un clic se marcan varias entradas y se muestran las subentradas en la misma marca.

Para finalizar el índice solo debemos pulsar el botón aceptar de la ventana principal de la pestaña "indice"

Y este es el resultado.

En la pestaña "Índice" hay varias opciones que se pueden ver con detalle.
En la opción "Tipo" podremos elegir la forma de presentación del índice, podemos decidir que lo queremos presentar continuo o en formato de sangría.
En la opción "columna" podemos elegir el número de columnas que presentaremos en cada página, el máximo de columnas que Word soporta es cuatro.

Además de la sangría y el número de columnas podemos elegir el estilo de presentación del índice, podemos con los estilos predefinidos, modificar el aspecto, el tamaño y el formato de presentación del índice.
Word nos muestra una vista preliminar con datos ficticios del aspecto que tendría nuestro índice con cada uno de los estilos

Word, también nos permite elegir la alineación de los números de página, podemos elegir entre tenerlos próximos a la referencia o alineado a la derecha, así como que carácter de relleno queremos para servir de guía

En el resto de pestañas podemos personalizar el resto de tablas que Word nos permite crear.
En tabla de contenido es una especie de "marcas de acceso rápido" en la que se nos muestra los títulos del documento y nos aporta una visión rápida de la estructura del documento a al vez que actúa como un enlace que al pulsar sobre él nos lleva hasta el capítulo en cuestión.

Word también nos facilita la creación de una tabla de ilustraciones, en lo básico tiene el mismo funcionamiento y opciones. El objeto de esta tabla es fácil de intuir. En ocasiones necesitaremos utilizar un índice de las imágenes utilizadas para ilustrar y complementar el texto. Esta tarea se simplifica mucho con esta instrucción de Word.

Podemos ver el resultado final en esta imagen. Apreciarás que la diferencia estética entre el índice creado en el lección anterior y esta es evidente.

Marcar entradas de índice de palabras o frases
Sigue uno de estos procedimientos:
o Para utilizar texto existente como entrada de índice, selecciona el texto.
o Para escribir su propio texto como entrada de índice, haz clic donde desees insertar la entrada de índice.
Presione las teclas ALT+MAYÚS+E.
Sigue uno de estos procedimientos:
o Para crear una entrada de índice principal, escribe o modifica el texto en el cuadro Entrada.
o Para crear una subentrada, especifica la entrada de índice principal y, a continuación, escribe la subentrada en el cuadro Subentrada. Para incluir una entrada de tercer nivel, escribe el texto de la subentrada seguido por dos puntos (:) y, a continuación, el texto de la entrada de tercer nivel.
Sigue uno de estos procedimientos:
o Para marcar la entrada de índice, haz clic en Marcar.
o Para marcar todas las apariciones del texto en el documento, haz clic en Marcar todas. (Ten en cuenta que este botón está disponible sólo si haz seleccionado texto antes de abrir el cuadro de diálogo, no si haz escrito su propio texto en el cuadro de diálogo).
Para marcar entradas de índice adicionales, selecciona el texto o haz clic inmediatamente detrás de él, en el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice y, a continuación, repite los pasos 3 y 4.
Notas
El comando Marcar todas marca la primera aparición del texto que coincida exactamente con las letras mayúsculas y minúsculas que la entrada en cada párrafo.
Word insertará cada entrada de índice marcada como campo XE (entrada de índice) con formato de texto oculto. Si no aparece el campo XE, haz clic en Mostrar u ocultar en la barra de herramientas Estándar.
Crear una tabla de contenido

Cuando crees una tabla de contenido, utiliza los métodos siguientes para especificar los títulos que desees incluir:
Estilos de título integrados Puedes aplicar los estilos de título integrados (Título 1 a Título 9). Crear una tabla de contenido utilizando estilos de título integrados.
Formatos de nivel de esquema Si no deseas cambiar el formato de los títulos, aplica estilos que incluyan formatos de nivel de esquema. Crear una tabla de contenido utilizando estilos de nivel de esquema.
Estilos personalizados Si deseas utilizar un formato propio para los títulos, aplica los estilos de título personalizados. Crear una tabla de contenido utilizando estilos personalizados.
Títulos incrustados Si deseas incluir títulos incrustados (por ejemplo, las primeras palabras de un párrafo), aplica los estilos de título incrustados. Crear una tabla de contenido utilizando títulos incrustados.
Después de especificar los títulos que desees incluir, puedes elegir un diseño y generar la tabla de contenido terminada. Cuando generes una tabla de contenido, Word buscará los títulos que tengan los estilos especificados, los ordenará según el nivel del título y mostrará la tabla de contenido en el documento.


Crear una tabla de contenido utilizando estilos de título integrados
En el documento, aplica los estilos de título (Título 1 a Título 9) integrados a los títulos que desees incluir en la tabla de contenido.
2. Haz clic en la posición en la que desees insertar la tabla de contenido.
3. En el menú Insertar, haz clic en Índice y tablas y, a continuación, en la ficha Tabla de contenido.
Sigue uno de estos procedimientos:
o Para utilizar uno de los diseños disponibles, haz clic en un diseño en el cuadro Formatos.
o Para especificar un diseño personalizado para la tabla de contenido, elije las opciones que desees.
Selecciona las demás opciones de tabla de contenido que desee.
Para obtener ayuda acerca de una opción, haz clic en el signo de interrogación y, después, en la opción.
Crear una tabla de contenido utilizando estilos de nivel de esquema
En el documento, aplica los estilos que contienen formatos de nivel de esquema (Nivel 1 a Nivel 9) integrados a los títulos que desees incluir en la tabla de contenido.
Haz clic en la posición en la que desees insertar la tabla de contenido.
En el menú Insertar, haz clic en Índice y tablas y, a continuación, en la ficha Tabla de contenido.
Sigue uno de estos procedimientos:
Para utilizar uno de los diseños disponibles, haz clic en un diseño en el cuadro Formatos.
Para especificar un diseño de tabla de contenido personalizado, elije las opciones que desee.
Selecciona las demás opciones de tabla de contenido que desees.
Para obtener ayuda acerca de una opción, haz clic en el signo de interrogación y, después, en la opción.

Ejercicio 2.8.1 Elabora un documento en Microsoft Word, donde vas a generar por lo menos tres entradas de índice, generando para ellas los índices y su tabla de contenido. Debes dar formato a los diferentes elementos utilizando los estilos de títulos. Deberás verificar el funcionamiento de los índices y de las tablas observando si funcionan como hipervínculos.

2.7 Establecer el diseño de plantillas

R 2.7 Establecer el diseño del documento conforme al diseño requerido mediante herramientas de plantillas.

Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos.
Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección, el remitente, el asunto, etc.

Una plantilla es un documento de Word con la característica de que el tipo de documento es plantilla de documento (.dot)

La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.

Un ejemplo de plantilla es Normal.dot. Cada vez que abrimos un documento nuevo estamos utilizando la plantilla Normal.dot.

Word asigna la plantilla Normal.dot automáticamente al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que contiene la información del tipo de letra, estilo, tamaño, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos.

En unidades anteriores hemos visto como en algunos casos, por ejemplo, en el menú Formato, Fuente, hay un botón llamado Predeterminar que hace que los cambios afecten a todos los documentos nuevos, esto se consigue modificando la plantilla Normal.dot

Word dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc. vamos a aprender a utilizarlas y posteriormente veremos cómo podemos modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades, y también cómo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.

Utilización de las plantillas de Word
Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde el menú Archivo , como puedes ver en esta imagen. No utilizar el icono de la barra estándar, ya que si lo hacemos de esa forma se abrirá directamente un nuevo documento en blanco con la plantilla predeterminada.

Si lo hacemos de la primera forma se abrirá el panel Nuevo documento que puedes ver en esta imagen.
Cuando se arranca Word sin seleccionar ningún documento también aparece este panel.
El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas más habituales cuando estamos creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro ya existente. También nos permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla, que es lo que vamos a ver a continuación.
Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:
Plantillas de Microsoft.com, en este sitio web de Microsoft hay varias plantillas que se pueden utilizar, si intentas abrir una, probablemente te aparecerá un cuadro de diálogo para que aceptes instalar el componente Microsoft Office Template.

Plantillas de mis sitios Web, te permite elegir un sitio web para abrir una plantilla.
Plantillas generales... , es la opción que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro del ordenador. Esta es la opción más utilizada y que vamos a ver a continuación. Al hacer clic veremos el cuadro de diálogo Plantillas que contiene varias pestañas o fichas si pulsamos en la ficha Cartas y faxes verás algo similar a la siguiente imagen.



Este cuadro de diálogo nos muestra las plantillas disponibles sobre el tema Cartas y faxes. Hacer doble clic en la plantilla que nos interese, por ejemplo, Fax profesional.
Asegurarse que está marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo, puesto que ahora queremos crear un documento de Word utilizando la plantilla, y no deseamos modificar la plantilla.


Veremos un documento como el que ves en la siguiente imagen, en el que tendremos que sustituir los nombres genéricos de la plantilla como Compañia por el nombre que deseemos, y escribir los datos adecuados en los lugares donde dice Haz clic aquí y escriba....


Así conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos, como puedes ver en la imagen siguiente.

Ahora sólo nos quedaría guardarlo como haríamos con cualquier otro documento y la plantilla quedaría en su estado original.

De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como deseemos sin tener que preocuparnos de mantener la plantilla inicial.

Cada documento de Microsoft Word se basa en una plantilla. Una plantilla determina la estructura básica de un documento y contiene la configuración del documento, por ejemplo, elementos de Autotexto, fuentes, asignación de teclas, macros, menús, diseño de página, formato especial y estilos. Existen dos tipos básicos de plantillas: plantillas globales y plantillas de documento. Las plantillas globales, incluida la plantilla Normal, contienen valores que están disponibles en todos los documentos. Las plantillas de documento, como las de memorandos y fax del cuadro de diálogo Nuevo, contienen valores que sólo están disponibles para documentos basados en esa plantilla. Por ejemplo, si utiliza la plantilla de memorandos para crear un memorando, éste puede utilizar los valores de la plantilla de memorandos y de cualquier plantilla global. Word proporciona varias plantillas de documento, y el usuario puede crear sus propias plantillas de documento.

Plantilla
Tipo especial de documento que proporciona las herramientas básicas para diseñar un documento final. Las plantillas pueden contener los elementos siguientes:

· Texto o formato idéntico para cada documento del mismo tipo, como un memorando o un informe
· Estilos
· Elementos de Autotexto
· Macros
· Asignaciones de teclas y de menús
· Barras de herramientas


Plantilla Global
Plantilla de documento que se ha cargado en Microsoft Word mediante el comando Plantillas y complementos del menú Herramientas. Puede utilizar las macros, los elementos de Autotexto, los valores de las barras de herramientas, los menús y las teclas de método abreviado personalizados que estén almacenados en una plantilla global mientras esté trabajando con cualquier documento, no sólo con los documentos basados en esa plantilla.
La plantilla Normal está diseñada siempre como una plantilla global. Los elementos personalizados que almacene en la plantilla Normal estarán disponibles en todos los documentos.

Plantilla Normal
Plantilla de carácter general que puede utilizar para cualquier tipo de documento. Al iniciar Microsoft Word o hacer clic en Nuevo documento en blanco , el programa crea un documento nuevo en blanco, basado en la plantilla Normal. Puede modificar esta plantilla para cambiar el formato o el contenido predeterminado del documento.
La plantilla Normal se debe guardar en la carpeta Plantillas o en las ubicaciones de archivos Plantillas personales o Plantillas grupo especificadas en la ficha Ubicación de archivos (menú Herramientas, comando Opciones). Si Word no encuentra la plantilla Normal en cualquiera de estas ubicaciones o en su carpeta del programa Word, creará una nueva plantilla Normal con los valores preestablecidos para los documentos de Word.




Utilizar una Plantilla Predefinida

Para utilizar una plantilla predefinida por Microsoft Word, se debes hacer los siguiente:
Dar clic en el menú Archivo.
Seleccionar la opción Nuevo.
Seleccionar la plantilla que se vaya a utilizar.
Si la plantilla no se encuentra grabada en la computadora, el instalador de Windows lo cargará y, a continuación, Word creará el documento.



Modificar una plantilla
En el menú Archivo, haz clic en Abrir y, a continuación, busca y abre la plantilla que desees modificar.
Si no hay ninguna plantilla en el cuadro de diálogo Abrir, haz clic en Plantillas de documento del cuadro Tipo de archivo.
Cambia el texto, los elementos gráficos, los estilos, el formato, las macros, los elementos de Autotexto, las barras de herramientas, los valores de los menús y las teclas de método abreviado que desees de la plantilla.
Haz clic en Guardar.
Nota El contenido de los documentos existentes no se verá afectado por los cambios realizados en las plantillas en las que se basan. Word actualizará los estilos modificados al abrir un documento existente sólo si está activada la opción Actualizar los estilos automáticamente. Establece esta opción antes de abrir un documento existente haciendo clic en el comando Plantillas y complementos del menú Herramientas.



Crear una plantilla de documento
Sigue uno de estos procedimientos:
Para basar una plantilla nueva en un documento existente, haz clic en el comando Abrir del menú Archivo y, a continuación, abre el documento que desee.
Para basar una plantilla nueva en otra existente, haz clic en el comando Nuevo del menú Archivo. Haz clic en una plantilla que sea similar a la que desees crear, haz clic en Plantilla bajo Crear nuevo y, a continuación, en Aceptar.
En el menú Archivo, haz clic en Guardar como.
En el cuadro Guardar como tipo, haz clic en Plantilla de documento. Este tipo de archivo ya estará seleccionado si guardas un archivo creado como plantilla.
La carpeta predeterminada es Plantillas en el cuadro Guardar en. Para guardar la plantilla de forma que aparezca en una ficha distinta a General, pasa a la subcarpeta correspondiente de la carpeta Plantillas.
En el cuadro Nombre de archivo, escribe el nombre de la nueva plantilla y, a continuación, haz clic en Guardar.
En la nueva plantilla, agrega el texto y los gráficos que desees que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla y elimina los que no quieras que aparezcan.
Realiza los cambios que desees en los valores de los márgenes, el tamaño y la orientación del papel, los estilos y otros formatos.
Haz clic en Guardar y, a continuación, en el comando Cerrar del menú Archivo.




Ejercicio 2.7.1 Modificarás una plantilla existente en el Microsoft Word, tomando en cuenta las siguientes instrucciones:

1. Elige la plantilla memorando moderno.
Reemplaza la información correspondiente.
Elige los estilos Título 1 y Título 2 para dar formato.
Modifica el color de las palabras memorando y confidencial de una parte del documento.
Guarda el archivo como “Memorando moderno de Nombre” (aquí escribe tu nombre).
Imprime el documento.
Crea una plantilla con el nuevo documento.
Inserta otros campos diferentes, como los que se encuentran en el memorando moderno.
Guarda el documento como plantilla con el nombre “Memorando moderno de Nombre” (aquí escribe tu nombre)

2.6 Consultar registros

R.2.6 Consultar registros que se encuentren en el documento de correspondencia y que satisfagan el criterio de selección.


Ordenar o seleccionar los registros de datos que se van a combinar
Para determinar el orden en que Microsoft Word combina los datos con el documento principal, puedes ordenar registros de datos. También puedes seleccionar un conjunto específico de registros de datos para combinar. Por ejemplo, puedes crear correo masivo dirigido a clientes que viven en una zona con un código postal determinado.



Ordenar los registros de datos en un origen de datos

1. Asegúrate de que el documento principal ya está configurado, de que haz seleccionado un origen de datos y de que haz insertado campos de combinación en el documento principal.
2. Si no aparece el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, haz clic en cualquier lugar del documento principal y, a continuación, en Combinar correspondencia del menú Herramientas.
3. En Combinar los datos con el documento, haz clic en Opciones de consulta y, a continuación, en la ficha Ordenar registros.
4. Haz clic en al menos un campo de datos y, a continuación, selecciona un tipo de ordenación.

Nota: Microsoft Word almacena el tipo de ordenación, junto con todos los criterios de selección de registros, en el documento principal. Cuando vuelvas a abrir el documento principal, Word recuperará y ordenará los registros de datos de acuerdo con las opciones de consulta especificadas. Ten en cuenta que si el origen de datos procede de otro programa, Word sólo ordena los registros de datos seleccionados; si el origen de datos está en formato de Word, Word ordena todos los registros de datos. Si deseas modificar el tipo de ordenación, repite el procedimiento anterior. Si deseas guardar indefinidamente los registros de datos en el orden especificado, guarda el origen de datos antes de salir de Word.


Ejercicio 2.6.1 Basándote en los ejercicios 2.4.1. y 2.4.2 que se presentan en esta guía, Realiza la consulta de información de cada uno de los documentos. Consultando por los métodos de Ordenar registros y Filtrar registros, seleccionando al menos un campo de datos.

Al termino de esta muestralo a tu maestro

2.4.2 Creacion de sobrres

Ejercicio 2.4.2 Elabora un documento principal de tipo sobre, para que automáticamente ponga el nombre del destinatario del sobre.

El remitente debe aparecer en todos los sobres.

Asigna los campos de datos que son necesarios para que aparezcan en los datos de destinatario de una carta (sobre).

Para un mínimo de 5 registros.

Guarda el documento y verifica su funcionamiento.

2.4.1 Crear etiquetas postales de una lista de direcciones

CREAR ETIQUETAS POSTALES COMBINANDO UNA LISTA DE DIRECCIONES

Paso 1: Crear el documento PRINCIPAL

Haz clic en Nuevo documento en blanco en la barra de herramientas Estándar.
En el menú Herramientas, haz clic en Combinar correspondencia.

En Documento principal, haz clic en Crear y, a continuación, en Etiquetas postales.
Haz clic en Ventana activa.

El documento activo se convierte en el documento principal.

Paso 2: Abrir o crear el origen de datos
En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, sigue uno de estos procedimientos:

o Cree un nuevo origen de datos. Utiliza este método si aún no has almacenado nombres, direcciones ni ningún otro dato en un origen de datos y deseas almacenar los datos en una tabla de Microsoft Word.

o Utiliza los datos de un origen de datos existente. En Origen de datos, haz clic en Obtener datos y, a continuación, en Abrir origen de datos. Selecciona un documento de Word, una hoja de cálculo, una base de datos u otra lista y haz clic en Abrir. Haz clic en Establecer documento principal.

o Utiliza las direcciones de una libreta de direcciones electrónica. En Origen de datos, haz clic en Obtener datos y, a continuación, en Usar Libreta de direcciones. Selecciona una libreta y haz clic en Aceptar. Haz clic en Establecer documento principal.

Paso 3: Seleccionar el tipo de etiqueta e insertar campos de combinación
Si no aparece el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas, haz clic en cualquier lugar del documento principal y, a continuación, en Combinar correspondencia del menú Herramientas. En Documento principal, haz clic en Preparar.
Selecciona el tipo de impresora y las etiquetas que deseas utilizar y, a continuación, haz clic en Aceptar.

Si el tipo de etiqueta que deseas utilizar no figura en el cuadro Número de producto, puedes utilizar una de las etiquetas incluidas en la lista o crear sus propias etiquetas personalizadas.
En el cuadro de diálogo Crear etiquetas, inserta campos de combinación allí donde desee combinar direcciones procedentes del origen de datos. Para insertar un campo de combinación, haz clic en Insertar campo de combinación y haz clic en el nombre de campo que desee.

Si deseas incluir códigos de barras POSTNET en las etiquetas postales, haz clic en Insertar código de barras postal. Indique los campos de combinación que contienen el código postal y la dirección y haz clic en Aceptar.
Haz clic en Aceptar.



Paso 4: Combinar los datos en el documento PRINCIPAL

1. Si deseas especificar el orden en que se combinan los datos o combinar sólo parte de los datos, puedes ordenar o seleccionar los registros de datos que se van a combinar.

2. Si deseas ver el aspecto resultante de los datos combinados, puedes obtener una vista previa de los documentos combinados.

3. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, haz clic en Combinar en Combinar los datos con el documento.

4. Si deseas comprobar si existen errores en el origen de datos antes de realizar la combinación, haz clic en Revisar errores. Selecciona una opción y haz clic en Aceptar.

5. Sigue uno de estos procedimientos:

o Envía las etiquetas combinadas directamente a una impresora. Haz clic en Impresora en el cuadro Combinar en y, a continuación, en Combinar.
o Guarda las etiquetas combinadas en un nuevo documento para poder revisarlas, modificarlas e imprimirlas más adelante.

Recuerda siempre grabar tus practicas para tu carpeta (disco) de evidencias.




CREAR ETIQUETAS POSTALES PERSONALIZADAS

Si el tipo de etiquetas que deseas utilizar no aparece en la lista del cuadro Número de producto (cuadro de diálogo Opciones para etiquetas), podrás utilizar una de las etiquetas que se muestran en dicha lista o crear tus propias etiquetas personalizadas.

En el cuadro Número de producto (cuadro de diálogo Opciones para etiquetas), haz clic en el tipo de etiqueta que tenga un tamaño similar a las que quieras utilizar.
Haz clic en Detalles y, a continuación, compara las dimensiones de la etiqueta y el número de etiquetas por hoja, en el caso de etiquetas impresas en impresoras láser o de chorro de tinta, o el número de columnas de los pliegos de etiquetas, en el caso de etiquetas para impresoras matriciales.

Nota: Sigue uno de estos procedimientos:
Si las dimensiones y el diseño coinciden con los de sus etiquetas, utiliza la etiqueta seleccionada.
Si las dimensiones y el diseño no coinciden con los tuyos, haz clic en Cancelar y continúa con el paso 4.
En el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas, comprueba el tipo de impresora y, a continuación, haz clic en Nueva etiqueta.

Escribe un nombre en el cuadro Nombre de etiqueta, rellena la información correspondiente a la etiqueta personalizada y, a continuación, haz clic en Aceptar.

La nueva etiqueta aparecerá en el cuadro Número de producto como Nombre de etiqueta - Personalizada.

Nota: Mide las etiquetas con exactitud.

El tamaño real de las etiquetas puede ser ligeramente inferior al indicado por el fabricante. Por ejemplo, una etiqueta de 2,5 x 5 centímetros puede medir en realidad 2,4 centímetros de alto y 4,9 centímetros de ancho.

Guarda tu archivo para fines de evaluacion de Unidad.

2.4 Creando cartas modelo

Cartas Modelo

CREAR UNA CARTA

El Asistente para cartas de Word puede ayudarte a escribir una carta fácil y rápidamente. El Asistente proporciona elementos utilizados con frecuencia en las cartas, como por ejemplo saludos y despedidas, que puedes seleccionar de las listas. También te ayuda a estructurar las cartas en función de los estilos utilizados con mayor frecuencia.

Sigue el procedimiento que se muestra a continuación, que requiere el Ayudante de Office, para crear una carta con el Asistente para cartas. Si no tienes instalado el Ayudante de Office, puedes iniciar el Asistente para cartas haciendo clic en Nuevo en el menú Archivo, en la ficha Cartas y faxes y, a continuación, haciendo doble clic en Asistente para cartas.

Escribe un saludo que comience con la palabra "Estimado", seguida de un nombre y de dos puntos o una coma (por ejemplo, Estimado Tomás, o Estimados miembros de la junta:) y, a continuación, presiona Enter.
En el Ayudante de Office, haz clic en Obtener ayuda para escribir la carta.

Sigue las instrucciones del Asistente para cartas. Si deseas saltarte un paso o ir a un panel específico, haz clic en una de las fichas.
Para obtener ayuda acerca de una opción, haz clic en el signo de interrogación y, a continuación, haz clic en la opción.
Nota Si deseas utilizar el Asistente para cartas para modificar o acabar una carta, abre la carta en Word y, a continuación, haz clic en Asistente para cartas en el menú Herramientas.



CREAR CARTAS MODELO

Paso 1: Abrir o crear el documento principal

Sigue uno de estos procedimientos:
o Abre una carta existente.
o Crea una nueva carta.
En el menú Herramientas, haz clic en Combinar correspondencia.
En Documento principal, haz clic en Crear y, a continuación, en Cartas modelo.
Haz clic en Ventana activa.
El documento activo se convierte en el documento principal.


Paso 2: Abrir o crear el origen de datos

En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, sigue uno de estos procedimientos:
Crea un nuevo origen de datos. Utiliza este método si aún no has almacenado los nombres, las direcciones ni ningún otro dato en un origen de datos y deseas almacenar los datos en una tabla de Word.
Utiliza los datos de un origen de datos existente. En Origen de datos, haz clic en Obtener datos y, a continuación, en Abrir origen de datos. Selecciona un documento de Microsoft Word, una hoja de cálculo, una base de datos u otra lista y haz clic en Abrir. Haz clic en Modificar documento principal.
Utiliza las direcciones de una libreta de direcciones electrónica. En Origen de datos, haz clic en Obtener datos y, a continuación, en Usar Libreta de direcciones. Selecciona una libreta y haz clic en Aceptar. Haz clic en Modificar documento principal.

Paso 3: Modificar el documento principal e insertar campos de COMBINACIÓN

En el documento principal, escribe el texto que desees que aparezca en todas las cartas modelo.
Inserta campos de combinación donde quieras combinar los nombres, las direcciones u otros datos procedentes del origen de datos. Para insertar un campo de combinación, haz clic en el documento principal, luego en Insertar campo de combinación en la barra de herramientas Combinar correspondencia y, por último, en el nombre del campo que desees.
Cuando termines el documento principal y hayas insertado todos los campos de combinación, haz clic en Guardar como en el menú Archivo. Asigna un nombre al documento y haz clic en Guardar.

Paso 4: Combinar los datos del documento PRINCIPAL

En el menú Herramientas, haz clic en Combinar correspondencia.
Si deseas especificar el orden en que se combinan los datos, o combinar sólo parte de los datos, puedes ordenar y seleccionar los registros de datos que se van a combinar.
Si deseas ver el aspecto resultante de los datos combinados, puedes obtener una vista previa de los documentos combinados.
En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, haz clic en Combinar en Combinar los datos con el documento.
Si deseas comprobar si existen errores en el origen de datos antes de realizar la combinación, haz clic en Revisar errores. Selecciona una opción y haz clic en Aceptar.

Sigue uno de estos procedimientos:

Envía las cartas combinadas directamente a una impresora. En el cuadro Combinar en, haz clic en Impresora y, a continuación, en Combinar.
Guarda las cartas combinadas en un nuevo documento, para que puedas revisarlas, modificarlas e imprimirlas más tarde.
Distribuye las cartas combinadas a direcciones de correo electrónico o números de fax.

Sangría.

Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la barra de formato, según queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.
Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botón, pero también se puede desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver cómo se hace, junto con otras opciones del menú Formato, Párrafo como la forma de variar el espacio que separa los párrafos, y el espacio que separa las líneas o interlineado




Relación entre Saltos de página y párrafos.
Word inserta automáticamente los saltos de página cuando llega al final de la página. También se pueden insertar saltos de página manualmente desde el menú Insertar, Salto..., Salto de página, como veremos en el punto correspondiente.
Al insertar un salto de página automáticamente puede ocurrir que un párrafo quede dividido entre dos páginas, normalmente esto no supone ningún problema, pero en determinadas ocasiones puede interesarnos que un párrafo no sea partido por un salto de página.

Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar líneas juntas que se encuentra en el menú Formato, Párrafo, pestaña Líneas y saltos de página.

Formato Avanzado.

Mediante las opciones del menú Formato, Párrafo se pueden manejar todas las características del formato párrafo.

La ventana inicial de formato párrafo es la que se muestra a continuación, tiene dos pestañas: Sangría y espacio y Líneas y saltos de página.

PESTAÑA: Sangría y espacio: En esta pestaña vamos a ver la Alineación, el Espaciado y el Interlineado, el Nivel de esquema lo veremos más adelante.

Alineación: En este campo tenemos un botón para desplegar la lista con los cuatro tipos de alineación disponibles.

TRUCO: En un párrafo justificado, si a la última línea del párrafo le falta un poco para llegar hasta el final de la línea, colocar el cursor al final de esa línea y pulsar Mayús + Enter, esto hará que la línea se reparta homogéneamente para que llegue hasta el final, con lo cual el párrafo quedará perfectamente justificado.

Sangría: Podemos fijar los cm. que queremos que se desplace el párrafo tanto a la izquierda como a la derecha rellenando los campos Izquierda y / o Derecha.
También podemos indicar una de los dos tipos de sangría Especial disponibles en la ventana que se despliega al hacer clic en el botón de la derecha.
Primera línea: desplaza la primera línea del párrafo un poco a la derecha.
Francesa: desplaza todas las líneas del párrafo hacia la derecha excepto la primera línea.

Espaciado: Aquí podemos fijar el espacio vertical que quedará entre el párrafo que hemos seleccionado y el párrafo anterior y posterior.

Interlineado: El interlineado es el espacio vertical que separa las líneas, podemos modificarlo mediante la ventana de Interlineado que nos ofrece las siguiente posibilidades:

Sencillo: es el establecido por defecto.
1,5 líneas:
Doble: Dos líneas.

MÍNIMO: al elegir esta opción podemos especificar en el campo de la derecha los puntos deseados pero hasta un valor mínimo para que no se superpongan las líneas.

EXACTO: como la poción anterior pero permitiendo la superposición de las líneas.

MÚLTIPLE: en el campo de la derecha podremos poner un número de líneas, incluso con decimales.
PESTAÑA: Líneas y saltos de página: En esta pantalla podemos controlar como se comportan los saltos de página respecto de los párrafos.

Control de líneas viudas y huérfanas: Si activamos esta casilla impediremos que por un salto de página automático quede la última línea de un párrafo en la primera línea de una página (línea viuda). También evitaremos que quede la primera línea de un párrafo como última línea de una página (línea huérfana).
Conservar con el siguiente: Activando esta casilla impediremos que el párrafo seleccionado y el siguiente sean separados por un salto de página.

Conservar líneas juntas: Al activar esta casilla impediremos que un salto de página reparta entre dos páginas el párrafo seleccionado.

Salto de página anterior: Si activamos esta casilla se insertará un salto de página delante del párrafo seleccionado, por lo que el párrafo seleccionado será el primer párrafo de la página.
Suprimir números de línea: Esta casilla activada evitará que aparezcan los números de línea, si los hubiere, al lado del párrafo seleccionado.
No dividir con guiones: Así evitaremos que, en el párrafo seleccionado, las palabras sean divididas con guiones al final de la línea, si es que esta opción se encuentra activada.